Hier werden die Verantwortlichkeiten der Vorstandesmitglieder sowie die Arbeitskultur beschrieben. Das Doku­ment wird in der ersten Vorstandssitzung nach einer Neuwahl verabschiedet.

Die Verwendung der männlichen Form von Bezeichnungen und Funktionen in der Geschäftsordnung dient der Vereinfachung, das schließt weibliche Funktionsträger im Verein definitiv nicht aus.

Aufgaben der Vorstands- und Beiratsmitglieder

  1. Erster Vorsitzender

Vertritt und repräsentiert den Verein nach Innen und Außen. Aufgaben:

  • Entwirft und verfolgt die Richtlinien der Vereinspolitik; leitet, moderiert und überwacht das Vereinsleben, sichert den Informationsfluss, beruft Sitzungen und Versammlungen ein und führt dort den Vorsitz
  • Kontaktperson zu Förderverein und Stiftung sowie zur Stadtverwaltung
  • Öffentlichkeitsarbeit, verantwortet und organisiert die Herausgabe von Vereinszeitung und -mitteilungen, den Internetauftritt und ggf. beschlossene Werbung
  • Organisation von allgemeinen Vereinsfahrten, Gesamtleitung der Organisation von Vereinsjubiläen
  • Verträge, Absprachen und musikalische Ausrichtung mit Chorleitern zusammen mit den jeweiligen Bereichsleitern der Chorsparte festlegen
  • Mitgliederbetreuung gemäß Ehrenordnung, Organisation und Durchführung der Ehrungen von Vereinsmitgliedern
  • Verantwortlicher für den Datenschutz gemäß DS_GVO

Dieser Position kann ein Beiratsmitglied zugeordnet werden

  • Zweiter Vorsitzender

Aus steuerrechtlicher Sicht wird hier der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb abgebildet. Aufgabe ist die Organi­sation und Koordinierung von Bewirtschaftungen und des gestalterischen Rahmens bei Vereinsveranstaltungen:

  • Vertretung des 1. Vorsitzenden
  • Organisation und Bereitstellung von Getränken und ggf. Verpflegung im Geschäftszimmer, bei den Proben der Chorsparten, bei vereinsinternen Veran­staltungen (z.B. Familienabend), bei öffentlichen sängerischen Veranstaltungen (z.B. Konzerten, Freundschaftssingen) und bei der Vereinsbeteiligung an Veran­staltungen der kommunalen Allgemeinheit (z.B. Weher Markt). Weiterhin gehört die Akquirierung freiwilliger Helfer zur Bewirtschaftung zur Aufgabe.
  • Bauliche Gestaltung der Veranstaltungen einschließlich der Bereitstellung der dazu notwendigen Ressourcen (Zelte, Weinstand, Gerätschaften usw.). Weiterhin gehört die Akquirierung freiwilliger Helfer zum Auf- und Abbau zur Aufgabe.
  • Beschaffung, sichere Verwahrung  und Pflege der vereinseigenen Gerätschaften

In diesem Verantwortungsbereich werden wesentliche Anteile der benötigten Finanz­mittel des Vereins erwirt­schaftet, ohne die ein Überleben des Vereins nicht möglich wäre. Zur Erfüllung der vielfältigen Aufgaben ist die Bereitschaft zur Mitarbeit auch der Mitglieder ohne Vorstandsposten unabdingbar.

Die Beschaffung von Lebensmitteln, Getränken und Gerätschaften geschieht in enger Kooperation mit dem Kassierer. Lieferanten und Preisgestaltung werden – soweit keine Vorstandsbeschlüsse dazu erwirkt werden – gemeinsam mit dem Kassierer unter Beachtung wirtschaftlicher Gesichtspunkte festgelegt.

Unterstützt wird er dabei von mehreren Beiratsmitgliedern

  1. Kassierer

Verwaltet mit Unterstützung einer Steuerberatung die Finanzen des Vereins. Aufgaben:

  • Ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs mittels Online – Banking
  • Kassenbericht mit Vorstellung der Bilanz bei der Mitgliederversammlung
  • Buchführung über Einnahmen und Ausgaben mit EDV- und Steuerberater-Unter­stützung, ordnungsgemäße Vereinnahmung von Mitgliederbeiträgen, Spenden und Zuschüssen, Rechnungsstellungen und Überwachung der Zahlungseingänge
  • Quartalsweise Finanzplanung und Berichterstattung bei Vorstandssitzungen, Erarbeitung von Finanzierungs­konzepten bei größeren Investitionen,
  • Kontaktperson zu Banken, Steuerberater und Finanzamt
  • Kassierer bei Vereinsveranstaltungen (Bereitstellung Wechselgeld, Barkassen abrechnen, Erfolgsrechnung, sichere Verwahrung von Bargeld usw.)
  • Abrechnung der Getränkekassen der Chorsparten

Bei den anfallenden Arbeiten sind folgende Grundsätze zu beachten: 4-Augenprinzip beim Umgang mit Bargeld sowie gewissenhafte Beachtung und Überwachung der Voraussetzungen zur Erhaltung der Gemeinnützigkeit.

Dieser Position kann ein Beiratsmitglied zugeordnet werden

  • Schriftführer

Das Betätigungsfeld umfasst die notwendigen Verwaltungsarbeiten und die allgemeine Innenorganisation, welche für ein ordnungsgemäßes Arbeiten des Vereins notwendig sind. Aufgaben:

  • den allgemeinen Schriftverkehr des Vereins abwickeln, soweit dies nicht durch die Bereichsleiter der Chöre direkt erledigt wird
  • Meldungen an Sängerkreis, HSB und DCV, Anforderung von Ehrungen, Versicherungen und GEMA
  • Beantragung von Zuschüssen bei Stadt, Kreis, Land und sonstigen Verbänden
  • die Protokollierung von Sitzungen und Versammlungen
  • die Verwaltung des Aktenarchivs und der Mitgliederkartei (Karten, EDV-Verwaltung liegt bei FC)
    (Kartei der Aufnahmeanträge und Datenbank der Mitglieder)
  • Erstellung von Plakaten, Speisekarten usw. bei Veranstaltungen
  • Schaffung von Vorlagen für Versand-Etiketten, Organisation der Verteilung oder Versendung von Einladungen/Mitteilungen

Dieser Position kann ein Beiratsmitglied zugeordnet werden

  • Bereichsleiter der Chöre

Sie organisieren und koordinieren zusammen mit den engagierten Chorleitern die sängerischen Belange der jeweiligen Chorsparte unter Beachtung der gemeinsamen Ziele des Vereins.

Aus steuerrechtlicher Sicht werden hier der Zweckbetrieb und der ideelle Bereich des Vereins abgebildet und somit die Förderfähigkeit des Vereins sichergestellt. Aufgaben:

  • Organisatorische Leitung der Chorproben (Termin, Ort, Ressourcen)
  • Mündliche Informationen an die Chormitglieder zu Vorstandssitzungen
  • Kontaktpflege zu anderen Chören, Chor-Marketing, Unterstützung der Werbung von neuen Sängern
  • Mitwirkung bei der Auswahl der Chorleiter und deren Vertragsgestaltung
  • Organisation eines jährlichen Trainingslagers und der Besuche von anderen Chören (Lokalität, Bus usw.)
  • Festlegung des sängerischen Veranstaltungsprogramms im Bereich und übergrei­fend zusammen mit dem geschäftsführenden Vorstand und den Chorleitern
  • Festlegung der Chorliteratur in Abstimmung mit Chorleiter, ggf. Spatenbeirat und dem Vereinsvorsitzenden. Empfehlenswert ist auch die Berücksichtigung der Wünsche der Sänger.
  • Ordnungsgemäße Beschaffung, Verwaltung und Archivierung der Chorliteratur
  • Erfassung der Beteiligung der Sänger am Probenbesuch und sängerischen Veranstaltungen,
    Festlegung aktiv/passiv gemäß Ehrenordnung
  • Pressearbeit in Abstimmung mit dem Vorsitzenden
  • „Kümmern und Pflege“ der Chormitglieder (Geburtstage,  Krankenbesuche usw.)
  • Außerordentlich im Bereic FC: die Mitgliederverwaltung (Mitgliederdatei per EDV),
    Auswertungen zu Mitgliederdaten (Ehrungstermine, Gratulationstermine usw.)

Unterstützt werden die Bereichsleiter dabei von Beiratsmitgliedern

Vorstandsarbeit

Nachfolgend werden „Arbeitskultur“ und „Arbeitsplan“ beschrieben

  • Die zuvor definierten Aufgaben der geschäftsführenden Vorstände können situationsabhängig andere Vorstandsmitglieder (auch an Beiräte) delegiert werden
  • Gepflegt wird eine offene, vertrauensvolle und kameradschaftliche Zusammenarbeit
  • Selbstständiges Arbeiten unter Wahrung der Delegationsfähigkeit,
  • Einbeziehung der „Basis“, und das nicht nur für anfallende Arbeiten
  • Blick aufs Geld, notwendige Investitionen über 100 Euro müssen im Vorstand freige­geben werden, über Beträge darunter kann ein geschäftsführendes Vorstandsmitglied nach Mitteilung an den Kassierer frei verfügen. Falls Bargeld ein Thema ist, schon aus Eigenschutz, immer das 4 Augen Prinzip wahren
  • Mit Chorleitern werden grundsätzlich schriftliche Verträge auf Basis der Muster von HSB/DCV geschlossen

Vorstandssitzung

  • In der Regel einmal im Monat, außer in Ferienzeit, ansonsten nach Bedarf, recht­zeitige Einladung mit Tagesordnung wird im mit einem Vorlauf von 2 Wochen durch Vorsitzenden verteilt. Teilnehmerkreis ist der geschäftsführende Vorstand, bei Bedarf können Beiratsmitglieder hinzu gezogen werden
  • Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der Anwesenden gefasst, bei Stimmengleichheit führt das Votum des 1. Vorsitzenden zur Entscheidung
  • Schriftführer fertigt Protokoll, das vom Vorsitzenden frei gegeben wird, ggf. wird Vertraulichkeit vereinbart
  • Die Spatenleiter informieren die Chöre mündlich, ergänzend kann das Protokoll ausgehängt werden, soweit keine Vertraulichkeit definiert wurde

Ausschusssitzungen

  • Die unter a) bis e) genannten Vorstandsmitglieder berufen situationsabhängig sogenannte Ausschusssitzungen mit den zugeordneten Beiräten ein, in denen die Aufgaben verteilt und anfallende Arbeiten erledigt werden.
  • Es besteht keine Protokollpflicht, das geschäftsführende Vorstandsmitglied berichtet dazu in den Vorstands­sitzungen
  • Die Erfahrungen aus der durchgeführten Arbeit sollen aber dokumentiert werden (z.B. Mengengrüste bei Veranstaltungen), damit nachfolgende Vorstandsmitglieder nicht bei „Null“ anfangen müssen.

Allgemeine Bemerkungen zum Beirat

Beiratsmitglieder haben im Vorstand als sachbearbeitende Experten eine beratende und unterstützende Funktion für die Verantwortlichen des geschäftsführenden Vorstands. Sie sind somit ein wichtiger und tragender Bestandteil der Vereinsorganisation, ohne ihre aktive und engagierte Mitarbeit wird eine ordentliche Erledigung der zuvor beschrieben, vielfältigen Aufgaben kaum möglich sein.

Jedem Vorstandbereich ist ein Beirat zugeordnet. Da die Anzahl der Beiräte durch die Satzung nicht festgeschrie­ben ist, kann hier bedarfsgerecht in den Funktionsbereichen reagiert werden. Die einem Vorstandsbereich zuge­ordneten Beiräte können in der Mitgliederversammlung blockweise in offener Abstimmung gewählt werden.

Die Aufgabenteilung zwischen geschäftsführenden Vorstandsmitglied und zugeordnetem Beirat/Beiräten ist nicht fixiert und muss zwischen den beiden Organen vereinbart werden. Beiratsmitglieder können bei Bedarf an Vorstandssitzungen teilnehmen. Das jeweils geschäftsführende Vorstandsmitglied kann sein eigenes Stimmrecht im Vorstand vertretungsweise an ein Beiratsmitglied übertragen.